PRIVACYVERKLARING
De wet op de bescherming van de persoonlijke gegevens ofwel…
Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
General Data Protection Regulation (GDPR)
gaat in op 25 mei 2018
Deze zaken werden opgenomen in onze privacyverklaring :
1. Welke gegevens worden verwerkt?
2. Waar krijgt of verzamelt je organisatie de gegevens?
3. Waarom worden de gegevens bewaard?
4. Wie verwerkt in je organisatie gegevens?
5. Wie krijgt de gegevens?
6. Wat wordt precies hoe, waar en hoelang bewaard?
7. Hoe worden gegevens beveiligd?
8. Hoe faciliteer je de uitoefening van de rechten van betrokkenen?
(De voetnoten 1 t.e.m. 8 verder in de tekst verwijzen naar de 8 bovenvermelde vragen)
Type vereniging : vzw :
Jeugd en Dans vzw is een landelijk erkende cultuureducatieve jeugdvereniging, ondersteund door de Vlaamse overheid. Jeugd en Dans promoot en stimuleert de amateurdans in Vlaanderen en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest door het organiseren van een brede waaier aan diverse dansactiviteiten voor jonge dansers.
Dit zijn o.a.:
• dansworkshops binnen en buiten de vrije tijd voor scholen, academies en verenigingen
• dansdagen voor amateurdansers tot semi-professionelen
• dansvoorstellingen voor amateurdansscholen met jonge dansers in een professioneel kader
• meerdaagse dansstages/kampen voor beginnelingen, amateurdansers tot semi-professionelen
• studiedagen voor dansers, danspedagogen, dansleerkrachten, monitoren en andere geïnteresseerden
Dit heeft mee als doel om via dans en beweging voor kinderen en jongeren een educatieve en actieve cultuurbeleving te verspreiden en zo de persoonlijkheidsontplooiing, maatschappelijke integratie en participatie te bevorderen.
Jeugd en Dans vzw, gevestigd aan de Meistraat 2, 2000 Antwerpen, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.
Persoonsgegevens die wij verwerken: (1)
Jeugd en Dans vzw verzamelt en bewaart persoonsgegevens van iedereen die gebruik maakt van onze diensten en/of omdat deze gegevens zelf aan ons werden verstrekt door de individuele betrokkenen, hun resp. (dans)scholen, verenigingen of academies. Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij bewaren verwerken, weliswaar, afhankelijk van de doelgroep waarvoor ze dienen verzameld te worden. Hieronder het overzicht en de eventuele doelgroep :
• Voor- en achternaam - iedereen
• Adresgegevens - iedereen
• Provincie - deelnemers
• Geboortedatum - iedereen
• Geboorteplaats - iedereen
• Geslacht - iedereen​
• Medische gegevens - enkel indien echt noodzakelijk
• Nationaliteit - iedereen
• Telefoon/gsm-nummer - iedereen
• E-mailadres - iedereen
• Rijksregisternummer - dansleerkrachten, lesgevers, monitoren
• Burgerlijke stand - dansleerkrachten, lesgevers, monitoren
• Aantal kinderen ten laste - dansleerkrachten, lesgevers, monitoren
• Beroep, diploma, kwalificatie - dansleerkrachten, lesgevers, monitoren
• Dansstijl dansleerkrachten, lesgevers
• Bankrekeningnummer - dansleerkrachten, lesgevers, monitoren
​
Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken:
Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als je er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming
persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@jeugdendans.be , dan verwijderen wij deze informatie.
Het bekomen van data: (2)
De noodzakelijke invulformulieren (online of op papier) die Jeugd en Dans vzw gebruikt om haar activiteiten optimaal te kunnen organiseren, zijn steeds voorzien van een vakje waar de toestemming van de invuller wordt gevraagd om zijn/haar gegevens te mogen gebruiken, uitsluitend voor de interne verwerking van Jeugd en Dans zelf. Wanneer dit toestemmingsvakje niet is aangevinkt, worden de gegevens niet geregistreerd. Bij gevolg is er geen inschrijving gebeurd en kan er ook niet worden deel genomen aan de resp. activiteit waarvoor wordt ingeschreven. Enkel jongeren die 16+ zijn of een ouder/voogd van een jongere -16 jaar of de verantwoordelijke van een deelnemende dansgroep hebben het recht om dit vakje aan te kruisen. Voor de laatste categorie, verantwoordelijke van een deelnemende dansgroep, is het de responsabiliteit van de desbetreffende dansgroep of zijn/haar gemachtigde, om bij hun resp. vereniging, een interne GDPR-AVG-regeling uit te werken die in overeenstemming is met de privacy regeling bij Jeugd en Dans vzw. Wanneer dit niet is gebeurd, kan Jeugd en Dans vzw hiervoor niet aansprakelijk gesteld worden.
Portretrecht : tijdens de Jeugd en Dans activiteiten, voorstellingen of kampen kunnen foto’s en/of videobeelden genomen worden waarop de deelnemende jongeren en/of kinderen en/of toeschouwers en/of dansleerkrachten, danspedagogen of choreografen (mogelijks) te zien zullen zijn. Deelname aan Jeugd en Dans kampen, voorstellingen of de diverse dansactiviteiten betekent dat u toestemming verleent dat Jeugd en Dans vzw deze beelden in het kader van zijn werking op al zijn dragers, zoals o.m. website, DVD ’s, tijdschriften en folders, publiceert. Door het aanvinken van het toestemmingsvakje (zie hoger), stemt u in dat Jeugd en Dans deze beelden mag gebruiken maar ook dat de DVD ’s als herinnering voor de deelnemers of andere geïnteresseerden te koop worden aangeboden.
Al dit foto- of filmmateriaal mogen op geen enkele manier door derden verder verspreid worden.
​
Met welk doel wij persoonsgegevens verwerken (3)
Jeugd en Dans vzw verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen :
• Bij inschrijving voor een activiteit.
• Bij het afhandelen van jouw betaling.
• Voor het verzenden van onze nieuwsbrief en/of reclamefolder.
• Voor het opvragen van noodzakelijke maar ontbrekende gegevens.
• Voor het selecteren van de juiste dansleerkracht, danspedagoog, monitor, pianist,…
• Om je te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren.
• Om goederen en diensten bij je af te leveren.
Wie verzamelt, wie verwerkt de gegevens ?: (4,5)
A) wie verzamelt ?
• Alle personeelsleden, leden van de Raad van Bestuur, leden ven de Algemene vergadering van Jeugd en Dans
• organisaties met een samenwerkingsovereenkomst met Jeugd en Dans,
• aangesloten en/of deelnemende (dans)scholen, verenigingen of academies bij Jeugd en Dans
• dansleerkrachten, danspedagogen, choreografen op contractuele basis werkend voor Jeugd en Dans
• vrijwilligers werkend voor Jeugd en Dans
B) Wie verwerkt ?
Enkel personeelsleden en leden van de Raad van Bestuur mogen gegevens verwerken. Hieronder de namen met functiebeschrijving en het soort data dat verwerkt wordt :
Steve Didden : bediende, IT-verantwoordelijke, dataverwerking van :
• database leden
• database contractuele medewerkers (leerkrachten, choreografen, monitoren,…)
• verwerking verzekeringsgegevens
• foto’s
• film- en videobeelden
• databescherming
• sociale media (Facebook, Twitter)
Marina Haerbos : administratief coördinator, dataverwerking van :
• data inschrijvingen workshops
• data inschrijvingen dansdagen
• data inschrijvingen voorstellingen
• data inschrijvingen meerdaagse dansstages/kampen
• data inschrijvingen studiedagen
• data verwerken voor de jaarlijkse voortgangsrapporten voor het Departement Cultuur, Jeugd en Media van de Vlaamse regering
Lucien Boex : penningmeester, Raad van Bestuur
• data verwerken voor de belastings- en de RSZ-diensten
• data verwerken voor bankverrichtingen
• data verwerken voor de verplichte boekhoudingsdienst (in casu VSDC vzw)
Geautomatiseerde besluitvorming
Jeugd en Dans vzw neemt op basis van geautomatiseerde verwerkingen GEEN besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Jeugd en Dans vzw) tussen zit.
Jeugd en Dans vzw gebruikt de volgende computerprogramma's of -systemen : (6,7)
• Microsoft Windows (met alle toepassingen zoals Edge, Internet Explorer,…)
• Apple iOS (met alle toepassingen)
• Bitdefender Total Security (antivirus, firewall, real-time scan,…)
• Microsoft Office (Word, Excel, Access, Outlook, PowerPoint, Publisher)
• Adobe Creative Suite (Photoshop, InDesign, Illustrator, Acrobat, en alle andere CS toepassingen)
• Cognito Forms (online inschrijvingsprogramma)
• Mailchimp (programma verwerking nieuwsbrieven)
• CyberLink PowerDirector ( verwerking film- en video-opnames)
​
Intentieverklaring : delen van persoonsgegevens met derden : (5)
Jeugd en Dans vzw garandeert de bekomen gegevens enkel en alleen te gebruiken voor het resp. doel of activiteit waarvoor ze verzameld werden en garandeert tevens de gestockeerde data te beschermen tegen inbraak of hacking. Zelf zal Jeugd en Dans vzw, noch één van haar vaste of vrijwillige medewerkers (ook leden van de Raad van Bestuur en/of de algemene vergadering) de verzamelde gegevens nooit doorgeven of doorverkopen aan gelijk welke externe organisatie of individu.
De gegevens die Jeugd en Dans vzw wettelijk verplicht is te delen om haar werking te kunnen verder zetten, zullen wel aan het Departement Cultuur, Jeugd en Media van de Vlaamse regering, aan de belastings- en de RSZ-diensten en aan haar verplichte boekhoudingsdienst (in casu VSDC vzw) worden overgemaakt. (zie “Wie verwerkt?”)
Website : Via onze websites kan foto- en filmmateriaal worden geüpload. Dit valt onder dezelfde strenge regels die onder “Portretrecht” van toepassing zijn.
Sociale media : Jeugd en Dans is ook actief op Facebook en Twitter om haar activiteiten aan te kondigen. Dit houdt in dat sommige data hier kunnen verspreid worden. Het gaat hier enkel over de voor- en achternaam van personen en hun hoedanigheid (danser, choreograaf, dansleerkracht,…). Ook foto- en filmbeelden kunnen gepost worden. Deze vallen onder dezelfde strenge regels die onder “Portretrecht” van toepassing zijn.
Indien Jeugd en Dans in de toekomst zou samenwerken met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht, zullen wij een verwerkersovereenkomst afsluiten om te zorgen voor een zelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. Jeugd en Dans vzw blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
Stockage van de databases zullen niet op internet gebeuren, noch in de cloud, maar op externe gegevensbewaarders die offline bewaard worden.
Hoe lang we persoonsgegevens bewaren
Jeugd en Dans vzw bewaart de persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor de data worden verzameld. De gegevens worden bewaard volgens de wettelijk bepaalde termijnen. Deze bewaartermijn is bepaald door Artikel 68. (01/01/2012- ...) van het Rekendecreet, zeggende : “De bepalingen van de artikelen 15 en 16 van de Algemene bepalingenwet zijn ook van toepassing op de Vlaamse rechtspersonen.”
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen (8)
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid.
Dit betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om jouw persoonsgegevens waarover wij beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie,
te sturen. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar info@jeugdendans.be . We reageren zo snel mogelijk op uw verzoek en spreken dan een tijdsgebonden scenario met u af.
Jeugd en Dans vzw wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via
de volgende link: https://www.privacycommission.be/nl
Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
Jeugd en Dans vzw neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u het idee hebt dat uw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice of via info@jeugendans.be
Updates van GDPR – AVG - Privacy regels
Wanneer deze regels dienen bijgewerkt te worden, zullen de wijzigingen telkens voorgelegd worden aan de Raad van Bestuur.
Contactgegevens:
Adres : Jeugd en Dans vzw, Meistraat 2, 2000 Antwerpen
Telefoons : 03/202.83.50 en 03/202.83.51 Fax : 03/202.83.83
GSM : 0473/196.069
E-mails :
​
Opgesteld te Antwerpen en goedgekeurd door de Raad van Bestuur van Jeugd en Dans vzw op 26 maart 2018
​